Emploi à durée indéterminée

Gestionnaire Hospitalité (H/F)

Vous assurez la coordination et l’organisation d’une visite privée, une expérience adaptée aux attentes du visiteur, et marquante.

Vos missions seraient les suivantes :

Création et coordination des programmes de visites

- Réceptionner la demande de visite faite par les marchés ou le BDM

- Comprendre et interpréter le brief

- Vérifier la disponibilité des ambassadeurs et des sites Hennessy

- Obtenir du demandeur des informations sur les invités

- Obtenir la validation du BDM si nécessaire

- Organiser le programme de la visite : accueil Paris/ transports/ restauration/ hôtel/ Sites Hennessy

- Etablir une demande d’achat

- Envoyer à la filiale un devis d’estimation et le programme pour validation

- Enregistrer informatiquement les dossiers

- Diffuser le dossier en interne et en externe

- Confirmer le programme aux prestataires externes

- Assurer le suivi du programme à l'arrivée des invités et gérer les aléas

- Communiquer de façon hebdomadaire avec les sites de réceptions internes

- Rédiger les documents de communication nécessaire au bon déroulé (lettres d’invitation, planning de la visite, lettres de suivi post visite, …)

Gestion des coûts des visites

- Réceptionner les factures

- Valider les factures

- Refacturation (en relation avec la comptabilité pour envoi aux filiales)

Suivi de plannings

- Mettre à jour informatiquement les plannings des sites de réceptions

- Mettre à jour le planning des visites des Ambassadeurs de la maison

Analyse et bilan

- Réaliser tout type d’analyse qualitative et quantitative permettant de mesurer la réussite de cette activité, d’évaluer les pistes de développement.

- Être force de proposition sur les pistes d’amélioration au sein du service ou avec les services impliqués

Vous êtes titulaire d’un Bac +2 en administration et maitrisez les 4 outils bureautiques (Power Point, Excel, Outlook, Word). La maitrise des logiciels annexes serait un plus : Harmony, IREC GTS, Cockpit, Concur.

Vous parlez couramment l’Anglais.

Vous êtes rigoureux et organisé, de nature très réactive, vous savez vous rendre disponible.

Poste basé à COGNAC en 4.5 jours

Septembre 2021